「個人データ」とは

 個人情報保護法では、特定の個人情報を検索できるよう体系的に構成したものを、「個人情報データベース等」とし(2条2項)、そこに含まれる個人情報のことを、「個人データ」としている(2条4項)。

 「個人情報データベース等」には、住所管理ソフトのような電子データベースのもの(コンピュータ処理情報)だけでなく、紙媒体情報(マニュアル処理情報)であっても、カルテや指導要録など、一定の規則(50音順、年月日順など)に従って整理・分類し、特定の個人情報を容易に検索できるように、目次、索引、符号などを付けていれば該当する。

 個人データに該当する場合は、単なる個人情報と比べて、取り扱う者に重い義務が課されている。

 

個人情報データベースに該当する事例

○個人情報データベースに該当する例①

「電子メールソフトに保管されているメールアドレス帳」(メールアドレスと氏名を組み合わせた情報を入力している場合)

○個人情報データベースに該当する例②

「ユーザーIDとユーザーが利用した取引についてのログ情報が保管されている電子ファイル」(ユーザーIDを個人情報と関連づけて管理している場合)

○個人情報データベースに該当する例③

「従業者が、名刺の情報を業務用パソコン(所有者を問わない)の表計算ソフトなどを用いて入力・整理し、他の従業者などによっても検索できる状態にしている場合」

○個人情報データベースに該当する例④

「人材派遣会社が登録カードを、氏名の五十音順に整理し、五十音順のインデックスをつけてファイルしている場合」

○個人情報データベースに該当する例⑤

「氏名、住所、企業別に分類整理されている市販の人名録」

 

個人情報データベースに該当しない事例

○個人情報データベースに該当しない例①

「従業者が、自己の名刺入れについて他人が自由に検索できる状況に置いていても、他人には容易に検索できない独自の分類方法により名刺を分類した状態である場合」

○個人情報データベースに該当しない例②

「アンケートの戻りはがきが、氏名、住所などにより分類整理されていない状態である場合」

 

(※ 平成27年11月時点で執筆しております。その後の法改正にご留意ください。)

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