特定個人情報の利用目的の特定と通知

個人番号を含む特定個人情報にも個人情報保護法が適用されるため、個人番号を取得するときは同法第18条にもとづいて利用目的を本人に通知するか公表しなければならない。

 個人番号の利用目的の明示方法としては、従来から行われている個人情報取得時の明示と同じように、社内LANでの通知、利用目的を記載した書類の提示、就業規則への明記などの方法がある。

 利用目的の明示については、個人番号の提出先を具体的に示す必要はない。

事業者は、個人番号の利用目的をできるかぎり特定しなければならない(個人情報保護法15条1項)。この利用目的の「特定」は、個人番号を利用される本人が一般的、合理的に予想できる具体的な内容にしなければならない。

 事業者は、給与所得の源泉徴収票作成や健康保険・厚生年金保険届出などの事務を行う際に、従業員から個人番号の提供を受けるが、これらの事務すべてをあらかじめ利用目的にまとめて特定しておき、本人への通知をしておくことで、いちいち利用目的の変更をせずに個人番号を利用することができる。

 このように複数の利用目的を包括的に明示することはできるが、後から利用目的の追加はできない。利用目的をまとめて提示する場合の利用目的の通知方法も、従来からの個人情報の取得時の通知と同じく、社内LANにおける通知、利用目的を記載した書類の提示、就業規則への明記などで行う(個人情報保護法18条1項)。

 

(※ 平成27年11月時点で執筆しております。その後の法改正にご留意ください。)

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