個人番号を収集する際の禁止事項と注意

マイナンバー法第20条は、「何人も、マイナンバー法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む特定個人情報を収集または保管してはならない」として、個人番号と特定個人情報の収集と保管を制限している。

 この「他人」とは、「自己と同一の世帯に属する者以外の者」である。たとえば、子や配偶者などの本人と同一世帯に属する人であれば、その家族の特定個人情報を収集・保管できる。

 また「収集」とは、たとえば、本人から個人番号や特定個人情報を聞き取ってメモしたり、個人番号が書かれたメモを受け取ったりすることをいう。そのほか、パソコンの画面上に個人番号を表示して、その個人番号を書き取ったり、プリントアウトすることも含む。一方で、単純に特定個人情報の提示を受けただけでは「収集」にはあたらない。

 ここで特に注意すべきなのは、たとえば、給与事務担当者が個人番号関係事務以外の目的で従業員の特定個人情報をノートなどに書き写すことを禁じられている点である。

 また、個人番号の記載書類を単純に事務担当者に受け渡す立場の者は、必要な個人番号の確認などをした後は、すみやかにその書類を受け渡して、自分の手元に個人番号を残してはならない。

 たとえば、会社が講師に講演料を支払う際に、個人番号の記載書類を受け取る担当者と支払調書の作成担当者が異なる場合がある。その場合、書類を受け取った担当者は、支払調書作成担当者にできるだけ早く書類を受け渡して、手元に個人番号を残さないようにする。

 なお、個人番号の記載書類を受け取る担当者も、個人番号関係事務の一部に従事することになるので、書類の受け取り時に書類の不備がないかどうか、個人番号を含めて確認することができる。

 

 

(※ 平成27年11月時点で執筆しております。その後の法改正にご留意ください。)

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