特定個人情報の保管制限

 マイナンバー法第20条では、「何人も、マイナンバー法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む特定個人情報を収集または保管してはならない」として、特定個人情報の収集と保管について厳しく制限している。

 個人番号はマイナンバー法で限定的に明記された事務を処理するために収集、保管されるものなので、それらの事務を行う必要がある場合にかぎって、特定個人情報を保管し続けることができる。

 また、個人番号が記載された書類には、一定期間保存が義務づけられているものがある。

 たとえば、従業員から提供を受けた個人番号については、その従業員が会社に所属・勤務している間は、源泉徴収票作成事務などで利用するため、継続的な保管ができる。

 これに対して、個人番号利用事務や個人番号関係事務などの事務を処理する必要がなくなり、法定の保存期間を経過した場合には、その個人番号をすみやかに廃棄や削除をしなければならない。

 なお、マイナンバー法の本人確認を実施するにあたっては、個人番号カードなどの本人確認書類のコピーを保管する義務はないが、本人確認の記録を残すためにコピーを保管することはできる。ただし、コピーを保管する場合には、安全管理措置を適切に講ずる必要がある。

 

(※ 平成27年11月時点で執筆しております。その後の法改正にご留意ください。)

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