組織的安全管理措置③「取扱い状況を確認する手段の整備」

 特定個人情報ファイルの取扱い状況を確認するための手段を整備する。なお、取扱い状況を確認するための記録に、特定個人情報等は記載してはならない。

 また、事業者は、自分たちがどのような特定個人情報ファイルを取り扱っているかを把握しておく必要がある。たとえば、取扱い状況を確認するための記録としては次のような項目が挙げられる。

 

【取扱い状況を確認するための記録項目】

○「特定個人情報ファイルの種類、名称」

○「責任者、取扱い部署」

○「利用目的」

○「削除・廃棄状況」

○「アクセス権を有する者」

 

なお、中小規模事業者の対応方法として、安全管理措置ガイドライン(「特定個人情報に関する安全管理措置(事業者編)」別添2-C-c)では、特定個人情報等の取扱い状況のわかる記録を保存しておくとしている。

 

(※ 平成27年11月時点で執筆しております。その後の法改正にご留意ください。)

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