物理的安全管理措置③「電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止」

個人番号や特定個人情報が記録された電子媒体や書類を持ち出す場合、個人番号が簡単に判明しないようにしたり、追跡可能な移送手段を利用するなど、安全な方策を立てて実行する。

 「持ち出し」とは、特定個人情報等を管理区域や取扱い区域の外へ移動させることをいい、たとえ事業所内での移動であっても、紛失や盗難に留意する必要がある。

 特定個人情報等を記録したCDなどの電子メディアを持ち出す場合に、その中身が容易に確認できる状態では問題がある。したがって、鍵付きのケースを使ったり、持ち出すデータを暗号化したり、パスワードでデータを保護したりして対策する。

 また、書類を持ち出す場合には、封筒に入れて封をしたり、目隠しシールを貼ったりしたうえでかばんに入れるなどの安全対策が考えられる。

 なお、中小規模事業者における対応方法として、安全管理措置ガイドライン(「特定個人情報に関する安全管理措置(事業者編)」別添2-E-c)では、特定個人情報等が記録された電子媒体または書類等を持ち出す場合、パスワードの設定、封筒に封入し、かばんに入れて搬送するなど、紛失や盗難を防ぐための安全な方策を講ずるとしている。

 

(※ 平成27年11月時点で執筆しております。その後の法改正にご留意ください。)

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