物理的安全管理措置④「個人番号の削除、機器および電子媒体等の廃棄」

個人番号関係事務や個人番号利用事務を行う必要がなくなった場合、法定の保存期間を経過した場合には、個人番号はできるだけすみやかに削除や廃棄を行う。廃棄の際は、焼却や溶解など、復元できないような手段を用いる。

 特定個人情報等が記録されたメモリやCD、ハードディスクなどの記録機器や電子媒体を廃棄する場合は、専用のデータ削除ソフトウェアを利用するか、ディスク本体を物理的に破壊して復元不可能にする。

 個人番号や特定個人情報ファイルを削除するとき、または電子媒体等を廃棄するときは、削除や廃棄した記録を保存する。また、削除や廃棄の作業を委託する場合には、委託先が確実に削除や廃棄をしたことを証明書などで確認する。

 これらの記録の削除や廃棄の段階を前提とした手続きや情報システムを構築することも重要である。

 中小規模事業者では、特定個人情報等を削除や廃棄したことを責任者が確認する。

 

(※ 平成27年11月時点で執筆しております。その後の法改正にご留意ください。)

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