【労務ワンポイントコラム】 3ページ  「週1回30分の面談」より「1分間のコミュニケーションを週30回」

部門の生産性と業績を上げるには、上司と部下との密接なコミュニケーションが欠かせません。では、コミュニケーションをよくするには「質」と「量」のどちらが大事でしょうか。答えは「量」です。極端なことを言うと、週1回30分の面談をするよりも、1分間のこまめなコミュニケーションを週30回取るほうが効果的なのです。

 上司と部下とが密なコミュニケーションを取って、互いを理解しながら業務にあたると、生産性が上がり、良い結果をもたらします。しかし、いくら上司と部下だからといって、どの人間とも理解し合えるのかというと、そうはいきません。心からわかり合おうと努力をしても、思うようにいかないことのほうが多いでしょう。
 もちろん、上司は部下と理解し合うことが重要です。しかし、部門長のミッションは部下と深いところで理解し合うことよりも、部下を正しく動かして部門の成果を出すことなのです。
 部下を正しく動かすには、信頼関係を築く必要があります。それにはこまめなコミュニケーションが効果的です。短いインターバルでこまめに声をかけ、コミュニケーションを取るのです。1人の部下と週1回30分の面談を行っているならば、1分間のこまめなコミュニケーションを週30回取りましょう。週30回は1日当たり6回。決して無理な話ではないでしょう。口頭だけにこだわらず、電話やメールでも構いません。

「自分のことを見てくれている」と感じることが信頼関係を生む

 こまめなコミュニケーションを取るのは、さほど難しいことではありません。部下の仕事に対して、その場でアドバイスやフィードバックを行います。「この企画書はよくできている」「このタイミングで私に指摘してくれて助かったよ」など、短い言葉で構わないので、思ったことを口に出せばいいのです。
 もちろん、アドバイスやフィードバックだからといって、ダメ出しやあら探しばかりではいけません。些細な点でも褒めることが大事です。褒められることで部下は「自分のことを見てくれている」「自分の長所を理解しようとしてくれている」と感じるようになり、信頼関係が少しずつ生まれるのです。
 上司と部下が信頼関係を築く方法は山ほどあります。そのなかでも、こまめなコミュニケーションは最も簡単で実践しやすい方法です。「あれ、どうなった?」「最近、調子いいな」程度から、今すぐにでも取り入れてみましょう。

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