SNS利用の注意点について

社員によるSNS利用

近年、社員による私的なSNSの投稿で、会社保管の顧客情報、取引先情報、従業員情報など個人情報が漏洩する事件が多発しています。
ひとたび漏洩すると、企業は多大な損害を被ります。
事故の原因調査や対応による時間と費用の損失、信用低下等の経営上の損失、民事上と刑事上の責任による損失などが考えられます。

社員によるSNSの利用について、企業の対応方法を検討します。

社員に注意してもらうこと

社員は、①個人として会社の名前を明らかにした上でSNSを利用する場合と、②SNSを業務で利用する際にそれぞれ留意すべき点があります。
①個人としてSNSを利用する場合には、個人の不用意な発言により、他の利用者から集中的な非難などを浴びる現象が起きることがあります。

また、会社保管の顧客情報、取引先情報、従業員情報を含む文章、写真を投稿して、個人情報が流出することがあります。
その影響は所属する企業や組織にまで及び、ブランドイメージを損なうというリスクもあるため、発言、投稿には十分に留意する必要があります。

また、②業務でSNSを使用した情報発信を行う場合には、企業や組織の情報セキュリティポリシーに従い、以下のようなことに注意をしましょう。
・ 企業や組織のブランドイメージを損なう発言をしない。
・ 第三者にアカウントを乗っ取られないよう、アカウント情報(IDやパスワードなど)の適切な管理を行う。
・ 利用するサービスの規約を遵守する。
・ メンテナンスなどで、サービスが利用できない場合の運用を決めておく。

企業や組織の公式アカウントを担当している利用者は、よりいっそうの注意が必要になります。
公式アカウントでの投稿は企業や組織を代表するものと受け取られます。

また、このアカウントの管理が不十分なために不正行為による被害にあった場合は、企業や組織のブランドイメージを大きく損なうことになる可能性があります。

社員に対する注意喚起は? 規制方法は?

社員に対し、就業時間外における私的なSNS使用を包括的に制限することは難しいと考えられます。
但し、SNSに投稿される個々の記事内容について、当該投稿記事内容が会社の社会的評価に重大な悪影響を及ぼすようなものについては予め制限を課すことは当然には違法にならないと考えられます。

例えば、SNS利用の注意点として、以下の事項などを検討します。
(注意事項例)
・ 顧客情報、取引先情報、従業員情報や機密情報に関する投稿は行わない
・ 著作権や肖像権などの第三者の権利を侵害する投稿は行わない
・ 会社の業績や経営戦略に関する投稿は行わない
・ 自社商品やサービスを過度に持ち上げる投稿は行わない、その他やらせ行為や誤解を招く投稿は行わない
・ 他人、特に競業他社への批判は行わない
そのうえで、ソーシャルメディアポリシー(ガイドライン)を作成してもよいでしょう。
併せて、就業規則において、服務規律、懲戒処分の事由を追記することを検討します。

これらの社内規程を作成した場合は、社員に対する周知を徹底し、必要に応じて社内研修を行うと効果的です。