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個人番号と個人情報の廃棄の留意点

特定個人情報を取り扱う一連の事務の最後の手続きが、削除や廃棄である。

　個人番号は、マイナンバー法で限定的に明記された事務を処理するために保管されるものであるため、それらの事務を行う必要がある場合にかぎって特定個人情報を保管し続けることができる。

　その一方で、事業者は、個人番号関係事務を処理する必要がなくなり、法定の保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけすみやかに、復元不可能な手段で削除か廃棄をしなければならない。

　ただし、この保管禁止については、「個人番号」そのものの保管を禁止しているため、そのほかの氏名などの情報を保管することに制限はない。

　たとえば、個人番号を復元できないようにマスキングを施したり、削除したりして書類やデータを保管することはできる。これは、個人番号と切り離された氏名などの情報は特定個人情報には該当しないからである。

 

• 廃棄のタイミング

　廃棄が必要になってから廃棄作業を行うまでの期間について、特定個人情報の安全性と事務の効率性などを勘案して、たとえば、毎年度末に廃棄を行うなどの判断は事業者にゆだねられている。

　個人番号が記載された書類については保管可能な期間をあらかじめ明示しておき、保管期間経過後の廃棄を確実なものとするなど定期的な廃棄のルールを決めておくとよい。

 

（※　平成27年11月時点で執筆しております。その後の法改正にご留意ください。）

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