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組織的安全管理措置②「取扱い規程等にもとづく運用」

特定個人情報に関して取扱い規程にもとづいて運用しているかどうかを確認するために、システムログや利用実績を記録する。

　取扱い規程は、第1段階として取扱い規程等にもとづいた運用を確保すること、第2段階として監査時等の確認手段を確保すること、という2段階で考えて運用することが重要である。

　たとえば、記録する項目として、次のものが挙げられる。

 

【取扱い規程の適正な運用確認のための各種記録】

○特定個人情報ファイルの利用状況と出力状況の記録

○書類や媒体などの持ち出しの記録

○特定個人情報ファイルの削除記録と廃棄記録

○削除・廃棄を委託した場合、これを証明する記録

○特定個人情報ファイルを情報システムで取り扱う場合、事務取扱担当者の情報システムの利用状況（ログイン実績、アクセスログ等）の記録

 

　なお、中小規模事業者における対応方法として、安全管理措置ガイドライン（「特定個人情報に関する安全管理措置（事業者編）」別添2-C-b)では、特定個人情報等の取扱い状況がわかるようにしておく必要があるとしている。

 

（※　平成27年11月時点で執筆しております。その後の法改正にご留意ください。）

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