【経営なんでもQ&A】　5ページ「業務効率をどのように上げればいいですか?」

最近、社員の残業が増えています。にもかかわらず、業績があまり伸びません。社内を見渡してみると、業務のムダが多く、効率が悪いのではないかと思っています。ムダを発見して、改善していきたいのですが、どのようにすればよいですか？

まずは経費をかけずに売上を伸ばす方法を考えましょう。その方法の１つが業務効率化です。業務のムダを減らし、１時間当たりの業務量を増やすことで、売上増加が望めます。

　業務効率を上げる３つのステップ

1.８つの業務内容を時間計測

効率化の第一歩として重要なのが、業務時間の把握です。業務の効率をアップするには､まずムダがどこで生まれるのかを知る必要があります。業務内容は8つに分けて考えましょう。得意先へ訪問するときに発生する｢移動｣､仕事のやり取りに必要不可欠な｢メールチェック｣､会議資料や提案書などの｢資料作成｣、営業など社外の人との｢面談｣、社内の人と行う｢会議｣、上司から急に依頼される｢突発業務｣、商品開発をする｢制作･製造｣、お客様や社員への｢電話対応｣の8つです。上記に当てはまらない業務は、｢その他｣としてまとめてください。１ヵ月間、８つの業務時間を計測し、記録を続けてみましょう。

２.時間を集計し業務別に割合を出す

計測した１ヵ月間の業務時間を集計し、それぞれの割合を出しましょう。個人だけなく、｢部門｣｢役職｣ごとにデータをまとめることで、組織別の生産性を把握できます。個人と組織のどちらに問題点があるのかによって、改善規模は異なります。問題の根源を見つけるためにも、両方のデータを作成しましょう。

３.データをもとにムダな業務を社員から聞く

作成した業務割合のデータを、全社員に共有しましょう。そして、最も時間をかけている業務について、｢ムダだと感じるところ｣を聞き出してください。複数の社員から共通するムダが見つかれば、すぐに改善しましょう。

また、効率がいい業務に対して、どのような活動をしているのかも聞いてみましょう。全社的には伝わっていない効率アップ方法を見つけることができるかもしれません。