【経営トラブル110番】 6ページ 「外注先担当者の引き継ぎで、これまでお願いできていた業務が受けられなくなった!」

長年外注を頼んでいる先の担当者が退職し、新しい担当者が引き継ぎました。ところが、これまで頼んでいた業務の一部について「このサービスは別料金がかかります」「そこまでやるとは聞いていません」と言ってきました。こうしたトラブルを防ぐ手段はありますか?

恐らくこれまでの業務については、口約束のみで行われてきたのでしょう。担当者が変更になった時点で、あらためて契約書を作成することをおすすめします。

日本のビジネスシーンにおいては、契約書を作成せず、長年にわたって取引を続けているケースが珍しくありません。

「新規取引の際に契約書の作成を頼むと、相手を信頼していないように思われ、関係が悪化しそう」

「長年にわたって取引を続けてきて、信頼関係を築いている」

「契約書に何を記載すればいいのか見当がつかない」

以上のような理由で、契約書を作成しないケースが多いと思われます。

契約書を作成しないと、以下のようなトラブルが発生する危険性があります。

●互いに悪意はないものの、取引内容について「こうであるはず」と都合のいいように解釈し、そう思い込んでしまい、トラブルが起きてはじめて双方の誤解が表面化する

●前任の担当者が承知していた事項について、担当者交代時に「そんなこと聞いていない」「引き継ぎを受けていない」「前任者が個人的に受けていたことで、会社としては約束していない」とこれまでの約束を撤回される

 契約書作成上の必要項目

契約書を作成するにあたって最低限必要な項目は以下になります。

1.契約当事者

2.期間・期日

3.権利義務内容=対価関係の内容

これらが契約書に盛り込まれていると、万一トラブルが発生しても「契約書にこう書いてあるから、このように処理しましょう」と、双方が納得できるケースが多いでしょう。

今後はどんな小さな取引でも契約書を作成することをおすすめします。万一、難しいようなら、電話や面談で話し合った内容をメールやFAX等の文書に残して先方に送るだけでも、トラブルを軽減できるでしょう。

 

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