【経営なんでもQ&A】　5ページ「効率の良い会議にするためには?」

｢営業戦略会議｣｢新商品開発会議｣など、当社では毎日のように会議を行っていますが、あまり効率が良くありません。発言者が少なく、時間だけが無駄に過ぎてしまうのです。また、会議の参加者は役員が多く、コストも多くかかっています。どのようにすれば利益につながる効率の良い会議を行うことができるのでしょうか？

｢大人数で会議を開いても､発言する人は一部の社員だけ｣｢会議がメンバーの報告だけで終わり､長時間かかったが、何も決定しなかった｣。このような悩みを持つ経営者が多いようです。“効率の良い会議の手順”を理解し、社員全員に共有しましょう。

会議を効率良くする3つのステップ

会議を効率良くするには、3つのステップに分けて時間を確保してください。1つのステップにつき10分が目安になります。ステップごとに設定した時間は厳守するようにしてください。明確に意見が固まっていなくても、次のステップに進みましょう。

ステップ1.問題を把握する　

まずは､議題の問題点を全員で出し合いましょう。｢宣伝方法｣｢商品の質｣など､どこに売れない理由があるのかを発見することが重要です。｢なぜ？｣を突き詰めていきましょう。問題発見は会議を進めるための土台になるので、深掘りしなければいけません。

ステップ2.解決策を考える

問題点がわかれば､解決策を考えていきましょう。ポイントは｢質より量｣。とにかくアイデアを出し合っていきましょう。他の企業のアイデアをマネしても大丈夫です。全員が意見を言いやすくするために、他の人のアイデアを批判してはいけません。否定されることを恐れずに、積極的に発言をしましょう。

ステップ3.アイデアの整理をする

ステップ2で出たアイデアを、整理していきましょう。アイデアは、必ず1つに絞ってください。理由は、複数のアイデアが出てしまうと実践するのが難しくなるからです。たくさん出たアイデアを結合させるのも、整理方法の1つです。ステップ2とは違い､ここでは｢決断する｣ことが重要になります。

どんなヒット商品やビッグプロジェクトも会議から生まれます。｢会議は踊る。されど進まず｣ではいけません。会議を｢利益を生む第一歩｣ととらえることが大切です。会社全体で3つのステップを導入して、無駄な会議時間を減らしましょう。