【経営なんでもQ&A】 5ページ 個人情報の流出を防ぐためには何をすればいい?

 最近、不正アクセスにより個人情報が流出したというニュースをよく耳にします。私たちの会社でもお客様から個人情報を預かっているのですが、どのようにすれば個人情報の流出を未然に防ぐことができますか?

 会社で管理している個人情報が漏洩すると、顧客からの信用を大きく失ってしまうこととなります。なので、経営者は情報漏洩の防止対策を念入りに考えなければいけません。ただ、情報漏洩で最も注意しなければならないのは、不正アクセスではないのです。

不正アクセスによる情報漏洩は全体のわずか8%

 日本ネットワークセキュリティ協会が発表した「2015年情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」によると、「不正アクセス」による情報漏洩は全体の8%しかありません。最も割合が高いのは「紛失・置忘れ」の30.4%で、「誤作動」(25.8%)、「管理ミス」(18.0%)が続きます。これらのミスは、社員の意識を改革していくことで未然に防ぐことが可能です。情報漏洩の原因別に注意しなければならない点をまとめました。

●「紛失・置忘れ」
 業務で使用しているパソコンやUSBなどの情報機器を外部に持ち出し、紛失・置忘れをしてしまうケースです。外部にデバイスやデータを持ち出す場合は、必ずパスワードを設定するようにしましょう。また、自宅で仕事を行いたいときはデータをグラウト上に保存することをお勧めします。業務用パソコンを持ち運ぶ必要がなくなり、紛失・置忘れの可能性が低くなるからです。

●「誤作動」
 宛先もしくは内容を間違えてメール・FAXを送信してしまうことにより起こる情報漏洩です。個人情報が含まれる内容を取引先とやり取りする場合は、細心の注意を払いましょう。メール送信のミスを防ぐためには、送信前に内容をもう一度確認し、誤って送信してしまった場合でもすぐに対応できるよう、上司へのCC・BCCを義務付けるようにしてください。

●「管理ミス」
 ルールを明確化していないことにより、管理ミスが起きてしまう場合があります。個人情報の保管期間や廃棄方法を文書で明確化し、社内全体で徹底するようにしてください。ルールを浸透させるために、全社員参加の研修を行うことも必要となってくるでしょう。
 今回を機に、個人情報の管理体制を見直してみてはいかがでしょうか。

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