【増客・増収のヒント】 6ページ  情報共有する組織文化を生み出すには クラウド型の情報共有ツールが便利!

社員同士の情報共有は会社を成長させるうえで欠かせません。特に得意先や競合会社の情報は、売上に直結する可能性があります。ただ、社員同士が自然と情報共有できる組織をつくるのは困難です。今回は情報共有に役立つツールを紹介いたします。

月額780円で情報共有ツールを利用できる

 ミーティングやメールなど、情報を共有するための手段はさまざまです。なかには、情報共有専用のソフトを活用している企業もあるでしょう。
 サイボウズが手がける「kintone(キントーン)」は有名な情報共有ツールです。kintoneでは社内情報だけでなく、顧客データやクレーム、契約書といった情報も簡単に共有できます。
 情報共有ツールはミーティングやメールと比べ、社員の時間を奪わずに情報の蓄積をすることが可能です。しかし導入費用が高く、中小企業では手が出しにくいところが問題でした。ところが最近では、安い費用で利用できるクラウド型が主流になってきています。kintoneもクラウド型で、初期費用はかからず社員1人当たり月額780円で利用可能です。またクラウド型はスマホにも対応しており、移動時間やスキマ時間でも入力ができます。

ソフトを導入しただけでは情報共有の文化は根付かない

 情報共有ツールを導入したからといって、社員が活用してくれるかはわかりません。「めんどう」「必要ない」と感じる社員もでてくるでしょう。会社命令として情報共有を無理強いしても長く続かないので、社員自身が「情報を共有したい」と思える環境をつくることが大切なのです。情報共有してくれる社員を増やすには、次の3ステップを踏むのが効果的です。
1. 基本情報を入力してもらう
ツールとして全社員が活用できるように、ある程度の情報を蓄積しておく必要があります。新入社員からよく受ける質問など、全社員にとって必要な情報を入力しておくとよいでしょう。この段階では責任者を決めて業務として取り組んでください。
2. 情報共有ツールを見るように促す
社員から業務について質問があれば口頭で伝えるのではなく、情報共有ツールを確認するように促します。社員には「教育時間を省ける」というメリットを感じてもらいましょう。
3. 不明点があれば情報共有ツールに入力する
情報共有ツールに記載されていない質問があった場合は、新たに追加していきます。
 このサイクルを続けることで、「情報共有ツールを見れば、なんでもわかる!」という状況を社内に生み出せます。情報共有するメリットを社員に感じてもらえれば、何も言わなくても情報共有ができる会社をつくれるでしょう。

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