【労務相談室】　4ページ　『特別休暇』と『年次有給休暇』の使い分けはどうすればいい？

Q　当社で福利厚生の一環として、誕生日を迎える社員向けに『バースデー休暇』を、長期にわたって勤めてくれた社員向けに『リフレッシュ休暇』を与えるなど、いろいろな特別休暇を導入したいと考えています。何か必要な手続きはあるのでしょうか？また、これら特別休暇と一般的な年次有給休暇とは、どのように違うのでしょうか？

A　特別休暇は、労働基準法などの法令に基づくものではないため、必要な手続きはありません。また、年次有給休暇と特別休暇は法的な効力や運用方法が大きく異なります。

特別休暇とは？

　特別休暇とは、冠婚葬祭や災害など、特別な理由が発生した場合に取得できるよう、各会社が独自に定める休暇です。労働基準法などの法令に基づくものではありませんので、就業規則によって、さまざまな種類の特別休暇を設けることができます。有給にするか無給にするかも会社の自由です。
　特別休暇を制度として設ける際は、就業規則に必ずその旨を記載しましょう。そのため、まずは就業規則の整備から着手する必要があります。

年次有給休暇と特別休暇の違い

　年次有給休暇と特別休暇には、例えば以下のような違いがあります。

＜自由にいつでも取得できるか？＞
●年次有給休暇
　従業員の希望する時季に与えなければなりません（労使協定での計画休暇日数を除く）。
●特別休暇
　請求の時季・請求の手続など、就業規則に定めることで取得に制限を設けても可。

＜取得について会社の承認が必要か？＞
●年次有給休暇
　従業員が希望日を特定して会社に通告すれば取得できます。法律上は会社側の承認を必要としません（一般的には会社側の承認が望ましいとされています）。ただし、会社側には時季変更権といって、年休取得により事業の正常な運営が妨げられるときには、取得を拒否できる権利があります。
●特別休暇
　就業規則によって承認の有無が設定できます。
　「会社側の承認によって初めて休暇が成立する」と設定することも有効です。

　年次有給休暇は付与後２年経ったら失効してしまうなど、有効期間が定められています。しかし、特別休暇については労働基準法第115条の時効が適用されません。就業規則に定めることで、会社の事情に合わせて、有効期限を自由に設定できます。