【経営なんでもQ&A】 7ページ 無駄なく業務効率を上げるには?アウトソーシングの活用法

Q 人材不足の解消やコスト削減のためにアウトソーシングを活用したいのですが、アウトソーシングに向いている業務、内製するべき業務がわかりません。どのように判断し、活用すればよいのでしょうか?

A アウトソーシングに向いているのは、反復継続する大量の定型業務や、高度な専門知識が必要となる業務です。業務を社外に委託することによって何を期待しているのかは、企業によって異なります。自社の懸念点を考慮しながら、メリットが出るように業務を切り分けることがポイントです。

アウトソーシングは社員の業務効率を上げるために活用

 会社の主戦力である社員に、自分のコア業務に集中してもらえるというのが、アウトソーシングを取り入れた際の最も大きなメリットです。
 たとえば人事部には、『求人広告の出稿を代理店に依頼する』『応募者の情報をとりまとめる』『面接結果を応募者に送る』などの業務があります。こうした誰にでもできる業務は、アウトソーシングすることで社員の負担を減らすことにつながります。その結果、『どのような人材を集めたいかという要望を明確化する』『求人広告の中身を精査する』『応募者と面接を行い選考する』などの、社員が本来やるべき業務に集中させることが可能になります。

 また、パートスタッフなどが病気などで欠勤したときには、社員が代わりにその業務を行わなければならないときもあります。しかし、アウトソーシングは指揮監督権も委託した会社に委譲できるため、スタッフが休業したときにも先方が人材を補充します。業務人数に欠員が出ることがありません。

 一方、デメリットとしては、自社で同じ業務を担当する人がいなくなる点にあります。『ノウハウが社内にたまらない』という懸念を持つ会社も多いようです。
その際は、アウトソーシング会社との連携を密にして報告を受けるようにする、業務をマニュアル化して
可視化しておくなどの対策をとるとよいでしょう。

大量の定型業務と専門業務を任せることで業務効率化に

 アウトソーシングに向いている業務は、大きくわけて二つあります。一つは、『定型業務』です。請求書の発送や給与の振込処理、源泉徴収票の発送など、大量に同じ作業が反復継続して発生するような定型業務は、イレギュラーな対応も少なく属人化もしにくいため、アウトソーシングに適している業務といえます。
 もう一つは、『専門特化した業務』です。税務や労務に精通している社員を見つけるのは難易度が高いうえ、能力給などが必要になりコストがかかる可能性があります。法人税や消費税の申告業務や雇用契約書の作成など、専門的な知識と経験が求められる業務を外部に委託するのも、業務効率化といえます。

 アウトソーシングを活用する際は、内製とのバランスを見極め、メリットの多い判断を心がけましょう。

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